Chatbot ROI Berekenen: Een Praktische Gids

Introductie

Voordat je investeert in een AI-chatbot, wil je weten wat het oplevert. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk vinden veel bedrijven het lastig om de ROI van een chatbot concreet te berekenen. De baten zijn verspreid over verschillende afdelingen en niet altijd direct zichtbaar in de omzetcijfers.

In deze gids laten we zien hoe je stap voor stap de return on investment van een AI-chatbot berekent. We gebruiken realistische cijfers, benoemen de meest voorkomende kostenposten en laten zien waar de besparingen zitten. Geen optimistische beloftes, maar een nuchter raamwerk.

De Kostenkan: Wat Kost een Chatbot?

De kosten van een AI-chatbot bestaan uit drie componenten: de platformkosten, de implementatie en het onderhoud. Bij OpenClaw variëren de platformkosten op basis van het aantal gesprekken en de complexiteit van de kennisbank. Een typisch MKB-bedrijf betaalt tussen de 200 en 800 euro per maand.

De implementatiekosten zijn eenmalig en omvatten het opzetten van de kennisbank, het configureren van integraties en het testen van de chatbot. Reken op 40 tot 80 uur aan initiële setup, afhankelijk van de complexiteit. Het lopend onderhoud, zoals het bijwerken van de kennisbank en het analyseren van gesprekken, kost gemiddeld 4 tot 8 uur per maand.

De Batenkan: Waar Zitten de Besparingen?

De grootste besparing zit in de afname van handmatige klantenservice-interacties. Als een medewerker gemiddeld 8 minuten besteedt aan het beantwoorden van een vraag en de chatbot 60 procent van de vragen zelfstandig afhandelt, is de rekening snel gemaakt. Bij 500 vragen per maand bespaar je circa 40 manuren.

Daarnaast is er de besparing door 24/7 beschikbaarheid. Klanten die buiten kantooruren een antwoord krijgen, hoeven niet terug te bellen. Dit vermindert het volume aan inkomende gesprekken de volgende ochtend. In de e-commerce sector zien we bovendien dat chatbots die productadvies geven de conversieratio met 10 tot 15 procent verhogen.

Minder zichtbaar maar minstens zo waardevol is de verbetering in klanttevredenheid. Klanten die direct een antwoord krijgen zijn aantoonbaar tevredener dan klanten die in een wachtrij staan. Dit vertaalt zich in hogere retentie en meer herhaalaankopen.

De Formule: ROI Stap voor Stap

De basisformule is eenvoudig: ROI = (Totale Baten minus Totale Kosten) gedeeld door Totale Kosten, vermenigvuldigd met 100 procent. De uitdaging zit in het nauwkeurig inschatten van de baten. Gebruik je huidige klantenservice-data als uitgangspunt: het aantal vragen per maand, de gemiddelde afhandeltijd en de kosten per medewerker.

Een rekenvoorbeeld: bij 500 vragen per maand, een gemiddelde afhandeltijd van 8 minuten en een uurtarief van 35 euro, kosten je huidige klantenservice-interacties circa 2.333 euro per maand. Als de chatbot 60 procent afvangt, bespaar je 1.400 euro per maand. Bij platformkosten van 400 euro is de netto besparing 1.000 euro per maand, een ROI van 250 procent.

Conclusie

De ROI van een chatbot hangt af van je specifieke situatie: het volume aan vragen, de complexiteit ervan en de kosten van je huidige klantenservice. Maar voor de meeste bedrijven met meer dan 200 klantvragen per maand is de businesscase positief, vaak al binnen de eerste drie maanden.

OpenClaw biedt een gratis ROI-calculator in het dashboard waarmee je op basis van je eigen cijfers een inschatting kunt maken. Zo neem je een onderbouwde beslissing.